Організація роботи з документами в  управлінні здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в Пенсійному фонді України, затвердженої  наказом  Пенсійного  фонду України  від 6 лютого 2009 року № 16 "Про Інструкцію з діловодства в Пенсійному фонді України” із змінами від  5 січня 2010 року  № 1 та від 30 червня 2010 року № 74.  

В управлінні відповідальність за організацію діловодства  в цілому несе начальник управління, а загальне керівництво роботою діловодної служби покладається на заступника начальника управління згідно із розподілом функціональних повноважень.

Основні функції діловодства в управлінні виконує спеціаліст з діловодства, який здійснює безпосередньо діловодне обслуговування, організаційно-методичну роботу, пов’язану з документами,  і відповідає за організацію та належний рівень ведення діловодства.

Організацію роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом здійснює спеціаліст відповідальний за питання режиму секретності  управління та визначається спеціальними нормативно-правовими актами.

Діловодство за зверненнями громадян в управлінні ведеться окремо від загального діловодства та визначається спеціальними нормативно-правовими актами.